Foto: Jin Zan, CC0, via Wikimedia Commons
Mötesrummen är fullbokade, två nyanställda börjar snart och styrelsen vill veta om bolaget ska hyra ett större kontor. Antalet anställda svarar inte på den frågan när teamet jobbar hybrid. Det gör antalet personer som är på plats den mest fullsatta dagen. Räkna dem under fyra vanliga veckor innan ni skriver på något.
Behöver ni ett större kontor eller räcker det att fördela om?
Ett större kontor är bara ett av tre sätt att lösa trängseln. De skiljer sig i vad de kostar, hur länge de binder bolaget och när de passar.
| Väg | Löser | Binder bolaget | Passar när |
|---|---|---|---|
| Stanna och fördela om | Trängsel som beror på att alla kommer samma dag | Inte alls | Toppdagen är full men resten av veckan står platser tomma |
| Komplettera med kontorshotell eller hyrda mötesrum | Enstaka toppar och stora möten | Kort, ofta per tillfälle eller månad | Toppen gäller några dagar i månaden |
| Hyra större kontor | Varaktig tillväxt | Flera år, med uppsägningstid | Även en jämnare vecka fyller kontoret |
Att fördela om kostar minst men kräver att medarbetarna ändrar vanor. Ett större kontor löser problemet för gott om bolaget fortsätter att växa, men hyran är bara en del av kostnaden. Fastighetsskatt, el och värme, anpassning av lokalen och indexuppräkning kan tillkomma, vilket guiden om att hyra lokal för företaget räknar igenom.
Mät toppdagen i fyra veckor innan ni hyr kontor
Tänk er ett IT-konsultbolag i Malmö med 25 anställda. Hela bolaget har teamdag på tisdagar, projektgrupperna träffas på torsdagar och resten av veckan väljer var och en själv. Under fyra veckor räknar bolaget varje dag hur många olika personer som varit på kontoret. Passersystemet eller bokningssystemet räcker, annars går det med en lista vid entrén.
Siffrorna nedan är ett räkneexempel, inte en mätning.
| Vecka | Måndag | Tisdag | Onsdag | Torsdag | Fredag |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 9 | 21 | 13 | 17 | 6 |
| 2 | 10 | 19 | 12 | 18 | 5 |
| 3 | 8 | 22 | 14 | 16 | 7 |
| 4 | 11 | 20 | 12 | 19 | 6 |
I genomsnitt är 13 av 25 på plats, eller 53 procent. Den fullaste tisdagen kommer 22 personer, 88 procent av personalen. Med två nyanställda och samma mönster blir toppen omkring 24 personer.
Har kontoret 20 arbetsplatser saknas 4 platser en dag i veckan, medan måndagar och fredagar har omkring 8 lediga eller fler. Hyr bolaget ett kontor för 27 personer betalar det för omkring dubbelt så många platser som snittdagen använder. Flyttar en del av bolaget teamdagen från tisdag till onsdag sjunker tisdagstoppen. Mät då fyra veckor till, eftersom en annan dag kan bli den nya toppen.
Arbetsmiljöverket anger inget mått i kvadratmeter per anställd. Arbetsplatser ska ha en tillräcklig area och fri höjd med hänsyn till verksamheten, enligt föreskrifterna om utformning av arbetsplatser. Storleken på nästa kontor får därför komma ur er egen mätning av toppdagen och mötesrummen.
Mät inte under semestern eller kring storhelger. Enligt Workplace Insights genomgång av HubStars Hybrid Occupancy Index 2025-2026 nådde Stockholm 92 procent beläggning i mars 2025, och i juli sjönk beläggningen kraftigt under semestern.
Är 90 procent på toppdagen mycket för ett hybridkontor?
I HubStars index var tisdag den mest belagda dagen, med 59 procent globalt under 2025. Indexet bygger på sensor- och wifidata om hur skrivbord och rum används, och exemplet räknar hur stor del av personalen som kommer in.
Ett bolag vars toppdag ligger nära 90 procent har inte nödvändigtvis för litet kontor. Det kan ha en veckorytm där alla vill komma samma dag. Då kan ett nytt schema lösa trängseln i stället för ett nytt hyreskontrakt.
Räkna personerna i mötesrummen, inte bokningarna
Fullbokade mötesrum betyder inte att bolaget behöver fler stora rum. Gå runt klockan 10.00 och 14.00 på toppdagen och skriv upp hur många som sitter i varje rum. Sitter en person ensam i ett rum för sex med ett videosamtal saknas små rum, inte yta.
Enligt Workplace Insights genomgång av HubStars index, Hybrid Occupancy Index 2025-2026, hölls 64 procent av mötena i rum för högst fyra personer. Samma genomgång visar att rum för en till tre personer i genomsnitt var 43,8 procent fulla när de användes, i indexets data från januari 2023 till december 2025. Ett stort konferensrum som görs om till två eller tre små rum och några telefonrum kan räcka längre än en flytt.
Mötesrummen ska också fungera för dem som deltar hemifrån. Hybridmöten gynnar lätt dem som sitter i rummet, och att motverka det är en ledarfråga mer än en lokalfråga. Mer om det finns i guiden om att leda team på distans och hybrid.
Ta med medarbetarna innan beslutet är fattat
På en arbetsplats där minst fem arbetstagare regelbundet arbetar ska ett skyddsombud utses, enligt arbetsmiljölagen. Skyddsombudet ska delta när nya eller ändrade lokaler planeras, enligt samma lag. Bjud därför in skyddsombudet när mätningen börjar, inte när kontraktet ska skrivas under.
Är bolaget bundet av kollektivavtal ska det på eget initiativ förhandla med den fackliga organisationen innan det beslutar om en viktigare förändring av verksamheten eller av arbetsförhållandena. Det följer av lagen om medbestämmande i arbetslivet. Fråga arbetsgivarorganisationen om ett kontorsbyte räknas som en sådan förändring i ert fall.
Visa mätningen för alla anställda och fråga varför de kommer in till kontoret. Svaren avgör om det nya kontoret ska ha fler skrivbord, fler små rum eller en större yta för teamdagen. Fråga er också hur organisationen skulle fungera om den var dubbelt så stor, ett råd ur guiden om att hålla ihop kulturen när företaget växer snabbt.
Lediga kontorslokaler i Malmö annonseras på flera portaler
Lediga kontor i Malmö annonseras bland annat på Objektvision, Lokalnytt och Lokalguiden. Malmö stad listar dem på sin sida om lokaler och mark, tillsammans med tjänster för kontorshotell och delade kontor. För företag som vill etablera sig i Malmö kan stadens näringslivsutvecklare ge råd om vilka områden som passar och hur företaget hittar lediga lokaler, med kontakt via sidan Investera och etablera. Bestäm hur många platser toppdagen kräver och hur många små rum ni saknar innan ni börjar leta, så att varje visning jämförs mot samma behov.
Det gamla hyresavtalet avgör när ni kan flytta
Kontrollera uppsägningstiden i det nuvarande hyresavtalet innan ni sätter ett datum för flytten. Lagens utgångspunkt för lokaler är nio månader, och avtalet kan ange längre tid. Reglerna skiljer sig mellan avtal på bestämd och obestämd tid. Ett avtal på bestämd tid upphör tidigast när hyrestiden går ut, och är hyrestiden längre än nio månader måste det sägas upp senast nio månader dessförinnan. Ett avtal på obestämd tid upphör vid månadsskiftet närmast efter nio månader från uppsägningen. I båda fallen gäller det om inte längre uppsägningstid har avtalats, enligt jordabalken. Guiden om lokalhyresavtal går igenom uppsägning, indexklausul och besittningsskydd, och lagtexten finns i 12 kapitlet i jordabalken.
Senast faktagranskad: 24 oktober 2026